Rundschreiben – Bitte beachten Sie die neuen Regelungen
Liebe Projektträger der Stiftung für das sorbische Volk,
mit dem heutigen Rundschreiben möchten wir Sie darüber informieren, dass seit dem 01.01.2023 eine neue Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Sächsischen Haushaltsordnung gilt. Diese regelt die Prozesse im Rahmen der Projektförderung und der institutionellen Förderung (insbes. zu § 44 SäHO). An diese Regelungen muss sich die Stiftung für das sorbische Volk im Rahmen der Förderung von Projekten und Institutionen halten. Die Stiftung für das sorbische Volk selbst wurde erst zum Ende des Jahres 2022 über die Änderungen informiert.
Die Änderungen sind vor allem im Hinblick auf die Auszahlung der bewilligten Mittel gravierend. Im konkreten Fall gelten ab sofort folgende Regelungen für die Auszahlung der bewilligten Mittel:
- 40 % der Gesamtzuwendung werden nach Bestandskraft des Zuwendungsbescheides an den Projektträger ausgezahlt
- weitere 50 % der Gesamtzuwendung werden nach Abschluss der Maßnahme und nach Vorlage des vollständigen Verwendungsnachweises ausgezahlt (Die Stiftung prüft mit einer Frist von einem Monat abschließend die Vollständigkeit des Verwendungsnachweises und fordert – soweit erforderlich – umgehend alle fehlenden Unterlagen beim Zuwendungsempfänger nach, dabei beginnt die genannte Prüfungsfrist bei Nachreichung von Unterlagen von vorn.)
- 10 % der Gesamtzuwendung werden als Schlussrate nach Abschluss der Prüfung des Verwendungsnachweises ausgezahlt (spätestens 6 Monate nach Vorlage des vollständigen Verwendungsnachweises)
Im Konkreten heißt es, dass der Projektträger nach Bestandskraft des Zuwendungsbescheides zeitnah eine Rate in Höhe von 40 % der Gesamtzuwendung von der Stiftung ausgezahlt bekommt, er jedoch für die übrigen 60 % in Vorleistung gehen muss, bis der Verwendungsnachweis vollständig vorgelegt bzw. geprüft wurde (Vorkasse seitens des Projektträgers).
In begründeten Fällen kann die Stiftung für das sorbische Volk Ausnahmen zu der o. g. Auszahlungsform regeln (im Zuwendungsbescheid). Dazu ist jedoch jeder Einzelfall gesondert und umfangreich zu prüfen.
Für den Ausnahmefall gilt Folgendes:
- Der Projektträger hat nachzuweisen, dass eine Vorfinanzierung der übrigen 60 % aus eigener Kraft nicht möglich ist.
- Der Projektträger hat der Stiftung dafür entsprechende Unterlagen als Nachweis vorzulegen, dazu gehört ein Ein- und Ausgabenplan des Projektträgers für das gesamte Jahr für alle Bereiche und Projekte – Gesamtfinanzierungsplan des Projektträgers (d. h. nicht nur für das geförderte Projekt) sowie ein aktueller Kontoauszug – Kontostand aller Konten des Projektträgers.
- Nur, wenn auf Grundlage dieser Unterlagen erkennbar ist, dass eine Vorfinanzierung seitens des Projektträgers nicht möglich und zumutbar ist, kann im Bewilligungsbescheid die Ausnahmeregelung festgehalten werden.
Wir bitten darum, dass wahrheitsgemäße Aussagen Ihrerseits getroffen werden. Bei evtl. Zweifeln seitens der Stiftungsverwaltung bezüglich der getroffenen Aussagen besteht das Recht einer detaillierten Vor-Ort-Prüfung.
Bitte teilen Sie uns bis spätestens zum 28.02.2023 mit, ob die neue Regelung bzgl. der Auszahlung für Sie als Projektträger umsetzbar ist oder ob eine Ausnahmeregelung notwendig ist. Im Falle einer Beantragung der Ausnahmeregelung vereinbaren wir mit Ihnen noch konkret, bis wann die o. g. Unterlagen einzureichen sind.
Bis wir keine Rückmeldung von Ihnen erhalten haben, können wir keinen Zuwendungsbescheid ausstellen.
Des Weiteren bitten wir darum, dass Sie uns bis zum 28.02.2023 ein Feedback geben, welche Herausforderungen für Sie als Projektträger im Zuge der Anwendung der neuen Regelungen entstehen.
Die konkreten Ausführen zu den neuen Verwaltungsvorschriften können Sie unter folgendem Link nachlesen: https://www.revosax.sachsen.de/vorschrift/1548-VwV-SaeHO#p44.
Diese neue Regelung stellt nicht nur für Sie als Projektträger eine Herausforderung dar, sondern auch für uns als Zuwendungsgeber. Wir bitten daher um Verständnis und hoffen dennoch, dass eine zufriedenstellende Lösung gefunden werden kann.
Z přećelnym postrowom / Z pśijaznym póstrowom / Mit freundlichen Grüßen
Jan Budar
Hinweis: Diese Regelung gilt ab dem 01.01.2023 und betrifft alle eingereichten Projekte für 2023.